Implantar uma rede interna, com acesso restrito aos funcionários, pode melhorar a comunicação interna, aumentar a produtividade e contribuir para a integração da equipe.
As empresas brasileiras estão conectadas. De acordo com a última pesquisa Tic Empresas, realizada pelo Núcleo de Informação e Coordenação do Ponto br (NIC.br), 97% das organizações com dez ou mais funcionários têm acesso à web. Quando observadas apenas as grandes empresas, com mais de cinquenta funcionários, o índice de acesso à internet chega a 100%. O que nem todos os gestores percebem é que esse alto índice de conectividade pode ser utilizado para melhorar a comunicação interna entre a equipe, com a utilização de uma intranet. Assim como a internet, a intranet — ou portal corporativo — também é uma rede, só que restrita ao grupo de funcionários e personalizada de acordo com o perfil e as necessidades de cada empresa. Nela, a equipe pode compartilhar informações, arquivos, documentos e ter acesso aos conteúdos de forma rápida e eficiente, o que contribui para a melhoria da produtividade. É uma solução eficaz sobretudo para aquelas empresas com grande número de funcionários ou filiais espalhadas por várias cidades.
Uma vantagem da intranet é a possibilidade de interação entre os funcionários,independentemente de setores. Dependendo dos serviços oferecidos, a intranet pode se tornar um ponto de encontro virtual para todos os membros da organização e, por sua vez, o ambiente mais adequado para realização de ações relacionadas à política de recursos humanos e de endomarketing. Outra vantagem é a padronização e a melhoria no atendimento das exigências dos sistemas de qualidade (ISO, por exemplo), pois a ferramenta pode sistematizar e agrupar processos em um único ambiente, criando um verdadeiro workflow e garantindo que as informações sigam seu fluxo corretamente.
Para que a intranet cumpra o seu objetivo básico — promover o compartilhamento de informações entre a equipe — é essencial que o conteúdo publicado seja relevante para os funcionários e permanentemente atualizado. Isso garante que a rede interna seja cada vez mais essencial para os usuários, que passam a utilizá-la como uma ferramenta de trabalho, como os softwares da empresa, por exemplo. A relevância da informação deve ser definida por cada empresa e de acordo com cada público. Para algumas, a previsão do tempo é essencial aos negócios. Para outras, as cotações do dólar, indicadores de desempenho da produção, de atendimento ao cliente, evolução das vendas, etc.
Além de reunir informações relevantes, outro fator determinante para o sucesso de uma intranet é ter conteúdo colaborativo. Ou seja, é importante que os funcionários possam contribuir com a produção ou atualização do conteúdo,dentro dos critérios estabelecidos no lançamento do portal interno. Uma intranet colaborativa traz vantagens como economia de tempo na realização de tarefas, compartilhamento das informações, disseminação do conhecimento e integração das equipes. Na prática, isso pode ser alcançado, por exemplo, por meio de ferramentas que permitam a execução de tarefas conjuntas por diferentes setores da empresa, criação de fóruns de discussão entre as áreas, inclusão de perfis pessoais criados e atualizados pelos próprios funcionários, entre outras.Por tudo isso, a intranet vem sendo adotada por empresas de diversos tamanhos e segmentos como meio de se obter melhores resultados nas áreas de Comunicação Interna e de Recursos Humanos. Entretanto, é importante ressaltar que todas as vantagens e benefícios dos portais corporativos somente serão alcançados se houver acompanhamento sistemático e avaliação permanente das ações realizadas nesse ambiente.
Por fim, vale lembrar que a intranet, sozinha, não resolve todos os desafios, muitas vezes complexos, da comunicação interna na empresa. É importante desenvolver outras ferramentas, como murais, quadros de avisos, informativos, sem esquecer da comunicação direta entre os gerentes/gestores e a sua equipe.
Dicas para uma intranet eficiente:
1. Passagem obrigatória
Para que os funcionários utilizem a intranet como uma ferramenta do dia a dia, deve-se configurar a rede interna da empresa para que os browsers tenham a intranet como página inicial. Outra estratégia é concentrar o acesso aos softwaresoperacionais da empresa na rede interna. Assim, mais uma vez, torna-se obrigatória a passagem pela intranet para executar as tarefas rotineiras.
2. Conteúdo relevante
É essencial que o conteúdo publicado seja relevante para os funcionários e permanentemente atualizado.
3. Conteúdo colaborativo
Outro fator determinante para o sucesso de uma intranet é ter conteúdo colaborativo. Ou seja, é importante que os funcionários possam contribuir com a produção ou atualização do conteúdo.
4. Novos formatos
A intranet não precisa ter um formato convencional. Em alguns casos, pode ser desenvolvida em formato de blog, atualizando a equipe sobre novas rotinas, ações de RH, lançamentos de novos produtos e serviços, cursos, calendário de eventos ou qualquer outro assunto relevante para a empresa.
5. Acompanhamento
A intranet precisa de acompanhamento e monitoração. Mais do que isso, precisa de um gestor, aquele profissional que, entre outras tarefas, irá pensar e coordenar o dia a dia da intranet, cuidando para que ela se mantenha sempre útil, atualizada e atrativa.
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